La facturation électronique est devenue une pratique courante pour les entreprises de tous secteurs, y compris dans l’agroalimentaire. Cependant, il est essentiel de connaître et de respecter les exigences légales liées à la dématérialisation des factures pour éviter tout litige ou sanction. Dans cet article, nous allons explorer les principales obligations légales en matière de facturation électronique pour les entreprises du secteur agroalimentaire.
La réglementation en vigueur
En France, la facturation électronique est encadrée par la loi et plusieurs textes réglementaires. La loi de modernisation de l’économie (LME) de 2008 a posé les bases du développement de la facturation électronique en supprimant l’obligation d’accord préalable entre les parties pour utiliser ce mode de facturation. Depuis lors, diverses dispositions ont été adoptées pour encourager son usage et préciser certaines règles.
L’article 289-VI-1 du Code général des impôts (CGI) prévoit que les factures peuvent être transmises sous forme électronique si le destinataire accepte cette méthode. Cette disposition s’applique également aux entreprises du secteur agroalimentaire.
Il faut également noter que depuis le 1er janvier 2020, la facture électronique est obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises et administrations publiques (B2G). À partir de 2023, cette obligation sera étendue progressivement à toutes les transactions interentreprises (B2B), y compris dans le secteur agroalimentaire.
Les conditions de validité d’une facture électronique
Pour être conforme à la législation, une facture électronique doit respecter certaines conditions. Tout d’abord, elle doit être émise et reçue sous forme électronique, ce qui signifie qu’elle ne peut pas être simplement scannée ou envoyée par e-mail. Elle doit être créée dans un format numérique spécifique et transmise via une plateforme dédiée ou un prestataire de services de facturation électronique.
Ensuite, elle doit garantir l’authenticité de l’origine, c’est-à-dire permettre d’identifier sans ambiguïté le fournisseur qui l’émet. Pour cela, la facture électronique peut être signée électroniquement grâce à un certificat numérique délivré par un tiers de confiance (prestataire de services de certification électronique).
La facture électronique doit également assurer l’intégrité du contenu, c’est-à-dire que les données qu’elle contient ne peuvent pas être modifiées ultérieurement sans que cela soit détectable. Cette condition peut être remplie en utilisant des technologies telles que la signature électronique ou l’horodatage.
Enfin, la facture électronique doit contenir les mentions obligatoires prévues par la législation, notamment :
- La date d’émission de la facture
- Le numéro unique de la facture
- Les coordonnées du vendeur et de l’acheteur
- La désignation des produits ou services vendus
- Les prix unitaires et les montants totaux
- Les éventuelles réductions et remises
- La date de livraison ou d’exécution des prestations
- Le taux de TVA applicable et le montant de la TVA due.
L’archivage des factures électroniques
Pour être en conformité avec la loi, les entreprises du secteur agroalimentaire doivent également archiver leurs factures électroniques pendant une durée minimale de 10 ans. Cet archivage doit garantir l’intégrité, la lisibilité et l’accessibilité des factures pendant toute leur durée de conservation.
L’archivage électronique sécurisé peut être réalisé en interne ou confié à un prestataire spécialisé. Il est recommandé d’utiliser des solutions d’archivage électronique à valeur probatoire, c’est-à-dire conformes aux normes techniques et légales en vigueur. Ces solutions permettent notamment de garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents archivés.
Pour faciliter l’accès aux factures électroniques, il est conseillé d’organiser leur classement selon des critères pertinents, tels que la date, le numéro de facture ou le nom du fournisseur. Il est également important de mettre en place des procédures de sauvegarde et de restauration des données pour prévenir les risques de perte ou de destruction accidentelle.
En résumé, la facturation électronique est une pratique en plein essor qui offre de nombreux avantages aux entreprises du secteur agroalimentaire. Toutefois, il est crucial de connaître et de respecter les exigences légales en matière d’émission, de réception et d’archivage des factures électroniques pour garantir leur conformité et éviter tout litige ou sanction.
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